Stand: Juni 2026
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
Für den Betrieb unserer Website nutzen wir Hosting- und Infrastrukturleistungen. Diese Leistungen umfassen insbesondere Serverinfrastruktur, Rechenkapazität, Speicherplatz, Sicherheitsmaßnahmen, technische Wartung sowie Dienste, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Website erforderlich sind.
Im Rahmen des Hostings können insbesondere Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Nutzungsdaten sowie Meta- und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Unser Hostinganbieter ist:
Die Serverstandorte befinden sich nach Angaben des Anbieters in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, derzeit insbesondere in Deutschland und Frankreich.
Auf den gehosteten Systemen können insbesondere Daten verarbeitet werden, die für den Betrieb von readoldletters.com erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere Kundenkontodaten, Credit- und Nutzungsdaten, hochgeladene Bilder, Scans und Dokumente, gespeicherte Bibliotheksinhalte, Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Vorschaubilder, Ergebnisdaten, Bücher, Sammlungen und sonstige vom Nutzer angelegte oder erzeugte Inhalte.
Beim Aufruf unserer Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten und technische Verbindungsdaten gehören.
Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Website bereitzustellen, die Stabilität und Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten und Missbrauch oder technische Störungen erkennen zu können.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Für die Nutzung der Plattform ist die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich.
Bei der Registrierung und Verwaltung eines Kundenkontos verarbeiten wir insbesondere die E-Mail-Adresse, den Namen, soweit angegeben, Login-Daten, Kontoeinstellungen, Informationen zum Kundenkonto, kostenlos bereitgestellte Credits, gekaufte Credits, verbrauchte Credits, Abonnementstatus, Bestell- und Zahlungsstatus sowie gespeicherte Inhalte innerhalb des Kundenkontos.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung des Kundenkontos, zur Bereitstellung der Plattformfunktionen, zur Verwaltung von Credits, zur Durchführung kostenpflichtiger Credit-Käufe oder Abonnements, zur Bereitstellung etwaiger freiwilliger kostenloser Credits und zur Durchführung des Nutzungsvertrags.
Zum Nachweis der Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und dieser Datenschutzerklärung speichern wir den Zeitpunkt der Zustimmung sowie die zu diesem Zeitpunkt verwendete IP-Adresse. Diese Verarbeitung dient der Erfüllung unserer Rechenschafts- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit erteilter Zustimmungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Rechtsgrundlage ist im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für das Durchführen von Scans sind Credits erforderlich. Nutzer können Credits kaufen oder ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen. Soweit der Anbieter freiwillig kostenlose Credits bereitstellt, werden auch diese über das Kundenkonto verwaltet.
Zur Verwaltung dieser Funktionen verarbeiten wir insbesondere Informationen über verfügbare, genutzte und gekaufte Credits, monatliche Kontingente, Abonnementstatus, Tarifinformationen, Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und technische Zahlungsreferenzen.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Verwaltung der kostenlosen und kostenpflichtigen Funktionen der Plattform, zur Vertragsdurchführung, zur Abrechnung und zur Missbrauchsprävention.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten zur Erfüllung steuerlicher, handelsrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
readoldletters.com ermöglicht es Nutzern, historische oder schwer lesbare Dokumente, handschriftliche oder gedruckte Schriftstücke, Briefe, Manuskripte, Bücher, Urkunden, Notizen oder vergleichbare Unterlagen hochzuladen, zu speichern, zu organisieren und mithilfe eines KI-gestützten Systems verarbeiten zu lassen.
Der Nutzer entscheidet selbst, welche Bilder, Scans, Dateien oder Dokumente er hochlädt. Nutzer sollten nur solche Inhalte hochladen, zu deren Nutzung und Verarbeitung sie berechtigt sind.
Dabei können insbesondere hochgeladene Bilder, Scans, Dateien, Dateinamen, Bildinhalte, erkannte Textinhalte, Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Vorschaubilder, Ergebnisdaten, Bücher, Sammlungen und sonstige vom System erzeugte oder vom Nutzer angelegte Inhalte verarbeitet werden.
Historische oder sonstige hochgeladene Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Dazu können insbesondere Namen, Adressen, Unterschriften, familiäre Angaben, Lebensdaten, Orte, persönliche Mitteilungen oder sonstige Angaben über lebende oder verstorbene Personen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt, um die vom Nutzer angeforderten Funktionen bereitzustellen, insbesondere Speicherung, Verwaltung, Transkription, Übersetzung, Zusammenfassung, KI-gestützte Analyse und sonstige textliche Aufbereitung.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Zur Sicherstellung des technischen Betriebs, der Sicherheit und der Missbrauchsprävention können IP-Adressen und technische Logdaten für einen begrenzten Zeitraum gespeichert werden. Diese Daten werden grundsätzlich spätestens nach 7 Tagen gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Gründe eine längere Speicherung erforderlich machen.
Kundenkontodaten werden grundsätzlich gespeichert, solange das Kundenkonto besteht. Daten, die zur Vertragsdurchführung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung oder Nachweisführung erforderlich sind, können darüber hinaus gespeichert werden, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweisinteressen bestehen.
Hochgeladene Bilder, Scans, Dokumente, Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Vorschaubilder, Bücher, Sammlungen und sonstige gespeicherte Inhalte bleiben grundsätzlich im Kundenkonto gespeichert, damit der Nutzer diese innerhalb seiner Bibliothek verwalten und erneut abrufen kann.
Diese Inhalte werden grundsätzlich gespeichert, solange das Kundenkonto besteht oder bis der Nutzer die jeweiligen Inhalte löscht beziehungsweise deren Löschung verlangt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.
Bei Löschung des Kundenkontos werden gespeicherte Scans, hochgeladene Bilder oder Dokumente, Übersetzungen, Transkriptionen, Zusammenfassungen, Bücher, Sammlungen und daraus erzeugte Ergebnisse gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweisinteressen entgegenstehen.
Zahlungs-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Für Buchungsbelege, Rechnungen und buchhaltungsrelevante Unterlagen gilt insbesondere eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB), für sonstige aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen eine Frist von bis zu 6 Jahren. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht.
Eine sofortige Löschung aus technischen Sicherungskopien kann technisch verzögert erfolgen. Solche Sicherungskopien werden nicht aktiv genutzt und nach Ablauf der regulären Sicherungsfristen gelöscht oder überschrieben.
Für die Zahlungsabwicklung bei Credit-Käufen und Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:
Beim Kauf von Credits oder beim Abschluss eines Abonnements verarbeiten wir die für Bestellung, Vertragserfüllung und Abrechnung erforderlichen Daten. Dazu können insbesondere E-Mail-Adresse, Kundenkonto, gewähltes Credit-Paket, gewählter Abo-Tarif, Preis, Zahlungsstatus, Rechnungs- und Buchungsdaten, verbrauchte und verbleibende Credits, Abonnementstatus, Stripe-Kundennummern, technische Zahlungsreferenzen und sonstige Zahlungsinformationen gehören.
Je nach gewählter Zahlungsart können Daten an Stripe übermittelt und dort verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten, Zahlungsbetrag, Zahlungsart, Zahlungsstatus, technische Zahlungskennungen, IP-Adresse und Informationen zur Betrugsprävention gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags, zur Zahlungsabwicklung, zur Bereitstellung gekaufter Credits, zur Verwaltung von Abonnements, zur Rechnungserstellung sowie zur Erfüllung steuerlicher und handelsrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsdurchführung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Die Verarbeitung durch Stripe erfolgt insbesondere zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Stripe finden sich in den Datenschutzhinweisen von Stripe.
readoldletters.com bietet Funktionen zur KI-gestützten Verarbeitung historischer oder schwer lesbarer Dokumente an. Dazu können insbesondere Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen und sonstige textliche Aufbereitungen gehören.
Wenn der Nutzer eine entsprechende Funktion verwendet, entscheidet er selbst, welche Bilder, Scans oder Dokumente er hochlädt und zur Verarbeitung bereitstellt. Durch den aktiven Upload und die Nutzung der Funktion veranlasst der Nutzer die Verarbeitung der jeweiligen Inhalte zur Bereitstellung der gewünschten Leistung.
Die hochgeladenen Bilder, Scans oder Dokumente werden zunächst über eine verschlüsselte Verbindung an unsere Server übermittelt. Von dort werden sie zur Durchführung der vom Nutzer angeforderten KI-gestützten Verarbeitung an einen externen KI-Dienstleister weitergeleitet. Die Weiterleitung erfolgt, sobald der Nutzer eine KI-Funktion (z. B. Transkription oder Übersetzung) auslöst, und ist zur Erbringung dieser Leistung erforderlich.
Eingesetzter KI-Dienstleister ist:
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit Google Ireland Limited als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird.
Die hochgeladenen Inhalte werden ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktion verarbeitet. Nach den uns vorliegenden Informationen und vertraglichen Regelungen werden die Daten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten im Rahmen der eingesetzten Dienste auch auf Servern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, insbesondere in den USA. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage gesetzlicher Vorgaben, insbesondere geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO, soweit kein Angemessenheitsbeschluss anwendbar ist.
Auf die Datenverarbeitung durch den eingesetzten KI-Dienstleister haben wir nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen und technischen Möglichkeiten Einfluss.
Die im Rahmen der Plattform übermittelten Bilder, Scans und Dokumente werden über eine verschlüsselte Verbindung an unsere Server übertragen und zur Durchführung der gewünschten Funktionen verarbeitet.
Eine Speicherung hochgeladener Bilder, Scans, Dokumente, Vorschaubilder, Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Bücher, Sammlungen und sonstiger erzeugter Ergebnisse erfolgt auf unseren gehosteten Systemen, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inhalte im Kundenkonto, in der Bibliothek oder innerhalb sonstiger Plattformfunktionen bereitzustellen.
Diese dauerhafte Speicherung erfolgt ausschließlich auf den Servern unseres Hosting-Dienstleisters server4you GmbH in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (derzeit in Deutschland und Frankreich). Der externe KI-Dienstleister verarbeitet die übermittelten Inhalte nach den mit ihm bestehenden vertraglichen Regelungen ausschließlich zur Durchführung der jeweils angeforderten Funktion (siehe Abschnitt 6) und verwendet sie nicht zum Training eigener KI-Modelle. Eine dauerhafte Speicherung der hochgeladenen Inhalte in unserer Bibliothek findet dort nicht statt; eine vorübergehende Speicherung durch den Dienstleister, etwa zur Sicherstellung des Betriebs sowie zu Sicherheits- und Missbrauchsprüfungen, kann nach dessen Vorgaben für einen begrenzten Zeitraum erfolgen.
Der Nutzer kann gespeicherte Inhalte innerhalb seines Kundenkontos verwalten und, soweit technisch vorgesehen, löschen.
Hochgeladene Bilder, Scans, Dokumente, erkannte Texte, Transkriptionen, Übersetzungen, Zusammenfassungen, Vorschaubilder und sonstige erzeugte Ergebnisse werden von uns nicht verwendet, um eigene KI-Modelle zu trainieren.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Leistung, zur technischen Sicherstellung des Dienstes, zur Speicherung und Verwaltung im Kundenkonto sowie, soweit erforderlich, zur Abrechnung, Missbrauchsprävention und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Unsere Website kann technisch notwendige Cookies oder ähnliche Technologien verwenden. Diese dienen insbesondere dazu, grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, etwa Login, Kundenkonto, Sitzungserkennung, Credit-Verwaltung, Abo-Verwaltung, Sicherheit und technische Stabilität.
Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich.
Soweit wir darüber hinaus Cookies oder ähnliche Technologien zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken einsetzen, erfolgt dies nur auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung, sofern eine solche gesetzlich erforderlich ist.
Wir setzen derzeit keine Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste ein.
Sollten künftig Analyse-, Tracking- oder Marketingdienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt. Soweit erforderlich, wird vor dem Einsatz eine Einwilligung eingeholt.
Bei der Nutzung unserer Plattform verarbeitet der Nutzer die von ihm selbst ausgewählten und hochgeladenen Dateien, insbesondere Bilder, Scans, Dokumente oder sonstige digitale Unterlagen.
Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn der Nutzer eine Datei über die Upload-Funktion der Website auswählt, hochlädt oder innerhalb der Plattform speichert beziehungsweise verarbeitet. Ein automatischer Zugriff auf lokale Dateien des Nutzers erfolgt nicht.
Sofern personenbezogene Daten an Anbieter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben.
Eine solche Übermittlung kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln erfolgen.
Ein Restrisiko durch staatliche Zugriffe, insbesondere bei Verarbeitungen in den USA, kann nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Für den Betrieb von readoldletters.com setzen wir ausgewählte Dienstleister ein.
Das Hosting und die technische Bereitstellung der Website erfolgen über:
Die KI-gestützte Verarbeitung hochgeladener Bilder, Scans und Dokumente erfolgt unter Einbindung von:
Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir:
Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweilige Leistung erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht besteht, die Weitergabe zur Vertragsdurchführung erforderlich ist oder der Nutzer ausdrücklich eingewilligt hat.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen.
Die Datenübertragung erfolgt über eine SSL- beziehungsweise TLS-verschlüsselte Verbindung.
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten. Ist dies der Fall, haben Sie insbesondere das Recht auf Informationen über Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer und eine Kopie der verarbeiteten Daten.
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Sie haben das Recht, unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Sie haben das Recht, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem der Anbieter seinen Sitz hat.
Für Rheinland-Pfalz ist dies:
Sie haben das Recht, über Empfänger unterrichtet zu werden, denen eine Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung mitgeteilt wurde, soweit dies nicht unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden ist.
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
Die KI-gestützte Verarbeitung von Dokumenten dient der technischen Transkription, Übersetzung, Zusammenfassung und sonstigen Aufbereitung der vom Nutzer hochgeladenen Inhalte. Sie dient nicht dazu, rechtlich erhebliche Entscheidungen über den Nutzer zu treffen.
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche, technische oder organisatorische Änderungen ergeben.
Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website abrufbar.